Image

خدمات اسناد الکترونیک

تصویربرداری(اسکن) اسناد و اوراق یکی از بهترین روش ها برای کاهش هزینه ها، بهبود گردش کار در سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی به صورت همزمان است

فواید شناخته شده متعددی در مورد تصویربرداری اسناد می توان متصور شد، که این کار باعث دسترسی آسان و افزایش راندمان فعالیت کاری در سازمان ها و ادارات می شود.

اسکن اسناد و دیجیتالی نمودن آنها یکی از ساده ترین روش ها برای سازماندهی اسناد و اوراق کاغذی است. این کار نه تنها باعث از بین بردن  به هم ریختگی اسناد می شود، بلکه باعث می شود براحتی و به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.

مراحل تصویربرداری اسناد

مزایای اساسی اسکن در محل

عدم خروج اطلاعات مهم از شرکت

برخی اطلاعات آن قدر مهم هستند که از دست رفتن زره ای از آن ها باعث ضررهای بسیاری می شود، از جمله این اسناد می توان به اسناد مالی و حسابداری اشاره کرد.

دسترسی به فایل ها حتی زمان اسکن

در برخی مواقع برخی اسناد بگونه ای هستند که یا توسط ارباب رجوع یا توسط کارکنان بطور پیوسته به آن ها رجوع می شود. از این اسناد می توان به اوراق مدارک پزشکی اشاره کرد که بدون اطلاع از تاریخ دقیق مراجعه ارباب رجوع، نیاز به مشاهده پرونده وی می باشد.

حفظ امنیت

از آنجایی که هیچ گونه از اطلاعات شما به بیرون از شرکت برده نمی شود، در نتیجه امنیت اسناد شما نیز در بالاترین درجه خود قرار می گیرد.

 

نظارت کامل بر مراحل کار

گاهی اوقات لازم از بسته به نوع پروژه و نوع سند، در حین انجام پروژه مواردی را به کارکنان پروژه گوشزد که حتما رعایت شود، از آنجایی که همه چیز در دید شماست، پس جای هیچ نگرانی ای نخواهد بود.

 

عدم وجود شرکت های خدمات دهنده در محل شما

مواردی وجود دارد که در شهر و یا استان شما شرکت های خدمات دهنده اسکن و مکانیزاسیون وجود ندارد، در این صورت دو راه باقی می ماند، انتقال اسناد یا اسکن در محل شما،

نمی توانید اسناد را از محل کار خود خارج کنید و در مورد محرمانه بودن اسناد نگران هستید؟

بسیاری از شرکت های تجاری دریافته اند که اسکن و نگهداری فایل های الکترونیکی برای صرفه جویی در وقت، هزینه و فضای اداری بسیار حائز اهمیت است. اسکن تخصصی چیزی است که حرفه ای های ما در گروه اسکن پارس تامین می توانند با دقت و تخصص فراوان انجام دهند. هنگامی که شما به صرفه جویی در مقدار فضایی که با اسکن اسناد فیزیکی و تبدیل این اسناد در سیستم های بایگانی الکترونیکی فکر می کنید، قطعا به مزایای اسکن پی می برید. عبور از میان پرونده ها و جابه جا کردن آنها نیز مسئله ی دیگری است که پرسنل قسمت های بایگانی با این موضوع بسیار دست و پنجه نرم می کنند. اسکن یک راه بسیار عالی برای دسترسی، مشاهده و یا کار با اسنادی است که به کرات از آن استفاده می شود.
برخی از افراد نگران هستند که اسکن و دیجیتالی سازی اسناد در خارج از شرکت ممکن است در برخی موارد نقض امنیتی به وجود آورد، به ویژه اینکه، آخرین چیزی که هر شرکت یا بنگاه می خواهد این است که اسناد و مدارک مشتری ازساختمان و محل نگهداری آن خارج شود. این یک مشکل است که به راحتی توسط گروه اسکن ما با خدمات اسکن و مکانیزاسیون درمحل حل شده است.
با استفاده از خدمات اسکن در محل تیم ما قادر خواهید بود اسکن اسناد و پرونده ها خود را در دفتر خود و یا هر جایی که بنظر شما پرونده ها امنیت بیشتری دارند، انجام دهید. این نوع از خدمات یک مزیت فوق العاده برای کسانی که نیاز به دسترسی به پرونده ها در زمان اسکن دارند، ایجاد کرده است.

ما چه چیزی را اسکن می کنیم؟

اگر چه خدمات اسکن ما بخش وسیعی از فایل ها و اسناد را در برمی گیرد، اما به طور مثال:

  • مدارک پزشکی
  • اسناد و اوراق مالی
  • اسناد و اوراق اداری
  • اسناد و اوراق تحصیلی
  • اسناد و اوراق حقوقی
  • کتاب و مجله
  • نقشه و روزنامه و اسناد بزرگ
  • اوراق x-ray
  • و …