واحد دیجیتال سازی اسناد

روشن است که ساماندهی و مدیریت اسناد در گام اول نیازمند شناسایی فرآیندها و بررسی درک شرایط موجود می باشد. بدون شناخت فرآیندهای کاری واحدهای ذیربط و بررسی شرایط فعلی و نیازمندیهای کاربران و متقاضیان استفاده از اسناد، ساماندهی ممکن نخواهد بود. پیش از آغاز عملیات بایگانی الکترونیک می بایست مطالعه و بررسی دقیقی از نظر کمی و کیفی بر روي اسناد مورد نظر انجام داد كه در اين مرحله كارفرما با معرفي نماينده اي بعنوان رابط بين مجري و كارفرماجهت ديجيتال سازي اسناد مربوطه اقدام مي نمايدکه مراحل شناسايي عبارتند از :شناسائی تیپ اسناد از لحاظ نوع کاغذ ، سایز ، نحوه نگهداری و کیفیت اسناد از نظر قابلیت امحاء و یا ضرورت نگهداری.

در بخش تصویربرداری، اسناد به ترتیب قرار گیری در زونکن ها اسکن می شوند . در این بخش بر روی تمامی اسناد ، هنگام تصویربرداری، عملیات تمیزکاری اولیه ، ابتدا بصورت خودکار توسط نرم افزار اختصاصی اسکنرها و در صورت نیاز به تنظیم بیشتر ، به صورت دستی به وسیله اپراتور در مرحله ویرایش انجام می پذیرد تا کیفیت مطلوب بدست آید. باید توجه شود که وضوح فایلها برای کلیه اسناد در محدوده‌های مختلف می‌باشد.باتوجه به نوع اسناد، ازنظر کیفیت و سایر مشخصات ظاهری، فرمت اسکن میتواند تغییر نماید. اسناد می‌تواند به صورت سیاه وسفید اسکن شود درصورتیکه در برخی از اسنادی که کیفیت ظاهری خوبی ندارند و ریزش اطلاعات رخ می دهد باید اسکن به صورت خاکستری اجرا شود. البته فرمت خاکستری باعث افزایش قابل توجه حجم فایل و زمان اجرای کار می گردد ولی برای حفظ اطلاعات ضروری است. همچنین در سازمان‌های مختلف با توجه به نیاز می‌توان اسناد را به صورت رنگی اسکن نمود.

هدف از ساماندهي اسناد دستيابي به موارد ذيل مي باشد :

  • ايجاد سهولت در آرشيو، طبقه‌بندي و دسترسي به اسناد
  • كاهش حجم بايگاني و امكان ذخيره الكترونيك اسناد با استفاده از آرشيو الكترونيكي
  • بالا بردن ايمني اسناد در مقابل حوادث طبيعي و غير طبيعي
  • حذف عمليات تكراري و غيرضروري در آرشیو نمودن اسناد
  • از بين رفتن مخاطرات ناشي از جابجايي اسناد و جلوگيري از گم شدن و بروز خرابي هاي فيزيکي احتمالي در اسناد
  • فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روي متن اسناد يا فيلدهاي اطلاعات
  • دسترسي به اطلاعات با سرعت و سهولت
  • امكان تبادل اسناد به صورت الكترونيكي جهت افزايش سرعت دسترسي، سهولت در تكثير با حفظ ايمني و رعايت حدود دسترسي
  • افزايش كارايي مديران در تصميم گيري و اطلاع رساني بر اساس اطلاعات دسته بندی شده