واحد مدیریت اسناد

هر سازمانی دارای مستندات فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی‌ می باشد. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود.مديريت اسناد به منظور جمع‌آوري و تهيه اسناد ، پردازش لازم و توزيع آنها به شكل مطلوب در بين سطوح مختلف كاربران و متقاضيان ، در زمان مناسب، با كيفيت و دقت لازم و متناسب با نوع كاربرد و استفاده، طراحي وپياده‌سازي مي‌شود تا از پراكندگي اطلاعاتي و فقدان اسناد مورد نياز جلوگيري بعمل آيد. ساماندهی اسناد موجب می شود اطلاعات صحیح، به روز، دسته بندی شده و مناسب برای انجام فعالیتها و تصمیم گیریها و دفاع از حقوق سازمان در اختیار دست اندرکاران و مدیران مربوط قرار گیرد و از بسیاری از هزینه های مرتبط بکاهد. تمامی موارد به شرط فراهم شدن امکانات زیربنایی لازم، قابل حصول است.مدیریت اسناد دسترسی به کل محیط سازمان را بهبود می‌بخشد و سعی بر کنترل تکرار بیش از حد لزوم اطلاعات دارد.بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.


دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود. طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

  • مالی
  • اداری
  • آموزشی
  • پرسنلی
  • و ....

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.